防災名簿を更新できる仕組みにする｜自治会・管理組合運営

名簿の目的を絞る

支援希望者名簿へ家族構成や病歴を過剰に集めると、漏えい時の被害と管理負担が増えます。避難時に必要な支援、連絡方法、確認を希望する人だけを本人同意で登録し、目的外利用を禁じます。提出しない人が不利益を受けないことも明記します。

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紙は封印した保管箱、電子データは暗号化と権限管理を使い、閲覧記録を残します。災害時に鍵の管理者が不在でも使えるよう、開封条件と複数の責任者を決めます。訓練で実際に取り出し、集合場所で必要情報だけを参照できるか確認します。

転居、入院、介護状況は年度途中にも変わります。いつでも変更・撤回できる窓口を設け、半年ごとに登録内容の確認を送ります。返答がない場合に自動継続するか削除するかを事前に定めます。古い名簿は裁断や安全な消去を行い、廃棄日と担当者を記録します。

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訓練では連絡不能、鍵の不在、読みにくい様式を記録し、一週間以内に修正担当と期限を決めます。名簿を作っただけで安心せず、使える状態を反復して確かめることが地域の備えになります。